Több mint önigazolás – A beszámoló készítése és az értékelés felhasználása

Beszámoló készítése

Az értékelés nem ér véget az adatok összegyűjtésével és elemzésével, szükséges még elkészíteni egy beszámolót is. Mivel az értékelés egyik főproduktuma maga a beszámoló, ezért nem mindegy, hogy mennyire alaposan írjuk meg. Fontos, hogy kinek vagy kiknek íródik, milyen elvárások vannak a beszámolással kapcsolatosan, szükséges-e a nyilvánosság számára is elérhető beszámolót készíteni, ami a bizalmas adatokat nem tartalmazza stb. Érdemes egy rövid összegzést készíteni, amiben benne van az értékelés kiinduló kérdése, röviden bemutatja az értékelt projektet vagy intézményi részleget, összegzi a vizsgálatot és ajánlásokat fogalmaz meg. Nagy valószínűséggel ezt a rövid beszámolót fogják többen elolvasni, a hosszabb összegzést már tényleg csak néhány nagyon elkötelezett munkatárs fogja áttanulmányozni. A beszámolóban mindent pontosan dokumentálni kell a projekt hátteréről, a célkitűzésekről, az értékelés jellegéről és típusáról. Majd a kapott eredmények bemutatása és javaslatok adása következik. Nem képzelhető el olyan beszámoló, amely csak pozitívumokat tartalmaz, hiszen az értékelés célja, hogy a nem jól működő folyamatokat feltárja és megpróbáljon megoldási javaslatokat adni. Az az értékelés, ami csak az érdemeket sorolja, nem több mint önigazolás és önámítás.

A beszámoló legfontosabb részei a következők:

  • összegzés az értékelés legfontosabb tényeivel, eredményeivel
  • kutatási kérdések bemutatása
  • kutatási, adatfelvételi módszerek leírása
  • eredmények elemzése
  • befejező rész ajánlásokkal, javaslatokkal
  • függelékek (pl. megkérdezettek listája, kérdőívek stb.)

Mivel a vizualitás nagy hangsúlyt kap életünkben, így szükséges, hogy a beszámolónk kinézete is alkalmazkodjon a huszonegyedik századi elvárásokhoz. Ennek egyik látványos és népszerű eleme az infografikák készítése. A Szegedi  Klebelsberg Könyvtár 2014-ben készített olvasói elégedettségmérésének infografikáját igazán jó nézegetni: SZTE_Klebelsberg_Konyvtar_2014_infograf.
Emellett természetesen fontos, hogy a beszámolóba került ábrák, grafikonok, táblázatok, képek az értékelés jobb megértését szolgálják. Egy kicsit több odafigyeléssel, igazán egyszerűen igényes grafikonok készíthetőek az Excel program segítségével. Nyilván az a lényeg, hogy mit mutatnak az adatok, de ha valakit szeretnénk meggyőzni valamiről, akkor az is nagyon sokat számít, hogy hogyan jelennek meg az eredmények.

A beszámoló elkészítését követheti még (igény szerint) egy workshop vagy egy prezentáció, ahol az érdeklődők megismerhetik az értékelés eredményeit, illetve feltehetik kérdéseiket is. Elképzelhető, hogy a projekt vagy intézmény dolgozóit érinti, de az is lehet, hogy a nagyközönségnek szól a prezentáció. Születhetnek az értékelésről szakmai publikációk, amelyek segítik az adott területen dolgozókat az egymástól való tanulásban. Ezen kívül lehet cikkeket írni, összefoglalót elhelyezni az értékelésről internetes felületen (honlapon vagy közösségi médiában), infografikát vagy videót készíteni, illetve konferencia előadást tartani is.

Egy jó példa és egy rossz példa arra, hogy milyen nyilvános beszámolók készülhetnek.

Az értékelés felhasználása

Minden értékelési folyamatnak akkor van igazán értelme, ha a kapott eredmények felhasználásra kerülnek. Az értékelésbe befektetett erőforrások megtérülését csak annyiban tudjuk mérni, hogy milyen a gyakorlatban is használható javaslatokat sikerült kapnunk. Az értékelés típusától függően ezeket az eredményeket felhasználhatjuk még az adott projektünk alatt vagy a soron következőnél. Például egy évente ismétlődő eseményünk kapcsán jól hasznosíthatóak, akár több évre visszamenőlegesen is az egy-egy részterületet érintő értékelések tanulságai. Ha nem kezdünk semmit az értékelés eredményeivel, nem tanulunk belőle, nem kezdjük el máshogy nézni, illetve csinálni a dolgokat, akkor feleslegesen dolgoztunk vele és használtuk fel erőforrásainkat. Ez elég nagy pazarlás lenne bármely kulturális projekt, program vagy intézmény esetében.

Fotó

,