A mérésekhez hozzátartozik az is, hogy az eredményeket bemutassuk, kommunikáljuk a munkatársak vagy az érdeklődők felé. A mérések, értékelések során kapott adatokat ismertethetjük megbeszéléseken, beszámolókban, e-mailben vagy dashboardon is. A dashboard az információk áttekinthető megjelenítésének lehetőségét kínálja grafikus, táblázatos formában. A dashboard egy látványos kommunikációs forma, ahol első ránézésre kiderül, hogy milyen mérőszámokat tartunk fontosnak. Éppen ezért a megvalósítás legnehezebb része, hogy mely indikátorok kerüljenek bele. Készíthetünk csak belső felhasználásra készült vagy nyilvános dashboardokat is.
Kép 1: Dallas Museum of Art Dashboard
Ezen a területen az Indianapolis Museum of Arts (IMA) azzal vált úttörővé, hogy egy online dashboard-ot készített és ennek a kódját mindenki számára elérhetővé, nyilvánossá tették. Ez a program az akkor még az IMA-nél dolgozó Robert Stein nevéhez fűződik, aki a következőket írta a programról:
A dashboard célja, hogy számszerűsítsük és bemutassuk a múzeumi tevékenységeket, amelyek érdekelhetik a múzeumot figyelemmel kísérőket, a támogatókat, a kollégákat, diákokat. Az egész a múzeum átláthatósági programjából indult ki. Az IMA esetében aktuális statisztikák érhetőek el a látogatásokról, a gyűjteményről, a pénzügyekről és egyéb, a napi működéssel kapcsolatos tevékenységekről. Az információk témák és részlegek szerint vannak csoportosítva, ezzel is megkönnyítve a tájékozódást. A változó, frissülő számok segítségével jobban megérthető, hogy a múzeum, mint közintézmény hogyan működik, hogyan szolgálja a közösséget. A munkatársaknak ez egy menedzsment eszköz, ami megmutatja, hogy a múzeum mennyire hatékonyan valósítja meg a küldetését. Az IMA-nél a kommentelésre is lehetőség van és az RSS Feed-re való feliratkozással értesítést lehet kapni az új hírekről, adatokról. A látogatottság és a web használatát érintő rész hetente, a többi havonta frissül.
Az eredeti dashboard már nem érhető el az IMA honlapján, de egy-egy régebbi cikkben lehet látni néhány részletet belőle.
Kép 2: Indianapolis Museum of Art Dashboard
Útmutató múzeumi dashboard létrehozásához
Ugyancsak Robert Stein írta a következő, 7 pontból álló útmutatót azoknak, akik azt tervezik, hogy múzeumukban az IMA példáján felbuzdulva dashboard-ot hoznak létre (akár az IMA által ingyenessé tett eszköz segítségével). Az eredeti cikk már nincs fent az oldalon, de itt meg lehet nézni egy archivált változatot.
1. Válassz ki néhány kulcs mérőszámot!
Megfogható, mérhető statisztikák, kulcsindikátorok kellenek, melyekkel a múzeum küldetésének megvalósítását lehet vizsgálni. Arra kell figyelni, hogy a küldetésnek sok eleme nem egyértelműen mérhető.
2. Határozd meg és oszd fel a fejlesztendő területeket!
A múzeumoknak olyan statisztikákkal is kell rendelkezniük, hogy mely területeken kell még fejlődniük. Csak akkor tudjuk megmutatni, hogy fejlődünk valamiben, ha előtte megmutatjuk a hiányosságainkat is.
3. Egyszerűsítsd a prezentációt!
Nem kell minden adatot egy oldalra bezsúfolni! Már első ránézésre derüljön ki, hogy miről szól az adott dashboard.
4. Vond be a munkatársakat!
A múzeum számára egy dashboard készítésének a legnagyobb haszna a munkatársak közötti kommunikáció fejlődése. A különböző osztályok bevonása elengedhetetlen.
5. Magyarázz sokat!
Magyarázd el minden egyes statisztikánál, hogy miért gondolod, hogy az adott dolgot érdemes mérni. A dashboard, mint átláthatósági eszköz lehetőséget kínál a küldetés megvalósítására. A statisztikák mögötti jelentések lehetőséget adnak a múzeum iránt érdeklődőknek az elköteleződésre.
6. Mutasd be a mérési utat!
Könnyű a látogatókat statisztikával becsapni, hogy a számokkal azt mondjuk, amit csak akarunk. Hogy ez ne történjen meg, legyen mindig egyértelmű, hogy a megadott információk honnan származnak. Ha csak feltételezel valamit, azt jelöld is meg. Pontosan add meg a forrásokat amiket használsz vagy amire hivatkozol. Ezek nélkül ellenőrizhetetlen és manipulálható lesz az információ.
7. Vegyél részt a nyitott standardokban!
A dashboardok nagy előnye lehet még az is, hogy a múzeumok közötti statisztikák összehasonlíthatóak lesznek. A mostani források nem következetesek, nem érdemes intézmények közötti összehasonlítást végezni.
Nagyon szívesen látnék magyar múzeumoknál is dashboardokat. Osszuk meg egymással az információkat, tanuljunk egymástól! Ha már jó néhány nagy múzeumunk úgyis megújul, lehetne akár ezen a területen is fejlődni. Kinek lesz először nyilvános múzeumi dashboardja Magyarországon?
És végül a személyes kedvencem, ami megmutatja azt is, hogy a számokkal nem csak komoly dolgokat kell/lehet bemutatni. A Cleveland Museum of Art dashboardjában megtalálható az a kétségkívül nagyon fontos adat is, hogy hány munkatárs kell egy villanykörte kicseréléséhez az átriumban.
Kép 3: The Cleveland Museum of Art Dashboard
Képek forrása: arts & metrics
