A kulturális programok értékeléséről szóló sorozat korábbi részeiben végigvettük, miért fontos visszajelzéseket gyűjteni, hogyan kezdjünk bele, és milyen eszközökkel tehetjük ezt meg. (A sorozat korábbi részei itt olvashatóak: Kulturális programok értékelése). A folyamat azonban nem ér ott véget, hogy adatokat gyűjtünk. Valójában ezután kezdődik az a rész, ahol az addigi összes munkánk igazán értelmet nyer.
Gyakori tapasztalat, hogy a visszajelzések begyűjtése után a válaszokat valaki átfutja, esetleg elolvassa, majd a folyamat lezárul. Ez azonban még nem feldolgozás. Attól, hogy ránézünk az adatokra, még nem lesz belőlük tudás, és főleg nem lesz belőlük döntés. Ahhoz, hogy a visszajelzések valóban támogassák a munkánkat, arra van szükség, hogy tudatosan elemezzük őket, következtetéseket vonjunk le belőlük és aztán cselekedjünk is.
A feldolgozás: Több mint átolvasás
A feldolgozás nem feltétlenül jelent hosszú, bonyolult elemzéseket. Sokkal inkább azt, hogy alaposan és tudatosan rendszerezzük a válaszokat, és megpróbáljuk megérteni, mit mondanak nekünk valójában. Érdemes ennek írásos nyomát is megőrizni. Nem nehezen követhető beszámolókra van szükség, hanem olyan lényegretörő összefoglalókra, amelyek valóban segítik a további gondolkodást. Tanácsadóként én arra törekszem, hogy az átadott beszámolók olyan következtetéseket, javaslatokat tartalmazzanak, amelyek túlmutatnak az evidenciákon.
Az is sokat számít, hogy ezek az anyagok ne egy fiókban maradjanak, hanem elérhetővé váljanak az intézmény munkatársai számára. Egy közös megbeszélés, ahol együtt nézünk rá a visszajelzésekre, különösen értékes lehet. Itt nemcsak az derül ki, hogy mit mondtak a résztvevők, hanem az is, hogy mit kezdünk ezzel. És itt nyer igazán értelmet az, hogy korábban mennyire tudatosan fogalmaztuk meg a kérdéseinket.
Ha nem azt kaptuk, amit vártunk
Előfordulhat, hogy a kapott válaszok nem adnak egyértelmű iránymutatást, vagy nehezen használhatók. Ebben az esetben nem a válaszokkal, hanem a kérdésekkel vagy a kérdezéssel volt gond. Ilyenkor érdemes a saját folyamatunkra ránézni:
Valóban azt kérdeztük, amire kíváncsiak voltunk?
Jó módszert választottunk az adatgyűjtéshez?
Megfelelő időpontban és formában kérdeztünk?
A visszajelzésgyűjtés egy tanulási folyamat is: időről időre szükség van az eszközök és a módszertan finomhangolására. Ha nem egy-egy konkrét programhoz kötődik az adatgyűjtés, hanem folyamatosan történik például minden eseményen, akkor különösen fontos, hogy bizonyos időközönként megálljunk, és összesítsük az adatokat. Az egyes válaszok önmagukban keveset mondanak, a mintázatok azonban már irányt mutathatnak. Alapvető, hogy előre tisztázott legyen, hogy milyen időközönként és ki végzi a kapott visszajelzések digitalizálását (ha papír alapon kapjuk a válaszokat), rendszerezését, feldolgozását.
Mire használhatók a visszajelzések?
A visszajelzések felhasználása sokféleképpen történhet, attól függően, hogy mi volt az eredeti célunk. Segíthetnek abban, hogy átgondoljuk a programkínálatunkat: mit érdemes erősíteni, átalakítani vagy akár elengedni. Alapot adhatnak pályázatokhoz vagy a fenntartó felé történő érveléshez. Beépülhetnek a kommunikációnkba, megmutatva, hogy mit jelent a résztvevők számára egy-egy program. És sokszor egészen konkrét, kisebb módosításokat is inspirálnak: egy időpont, egy formátum vagy egy programelem átgondolását.
Fontos azonban, hogy akik visszajelzést adnak, érzékeljék, hogy a válaszadásnak valóban volt értelme és lesz hatása is. Ha a résztvevők látják, hogy történik valami a véleményük nyomán, nagyobb eséllyel kapcsolódnak be legközelebb is.
Amikor a visszajelzés a működés részévé válik
Akkor beszélhetünk valóban működő visszajelzésgyűjtési folyamatról, ha az nem különálló tevékenység, hanem beépül az intézmény mindennapjaiba.Ez azt is jelenti, hogy nem a program megvalósulását tekintjük a programszervezés végső pontjának. A folyamat része az is, hogy visszajelzéseket gyűjtünk, feldolgozzuk azokat, és felhasználjuk a következő döntések során. Ehhez szükség van felelősségi körökre, időkeretekre és egyértelmű döntési pontokra. És arra is, hogy magát a felhasználást is időről időre megvizsgáljuk: Valóban azt az eredményt hozta-e egy-egy változtatás, amit vártunk tőle?
Összefoglalás
A visszajelzésgyűjtés nem ér véget az adatfelvétellel. A valódi értéke abban rejlik, hogy mit kezdünk a kapott információkkal. Ha folyamatként tekintünk rá, akkor nemcsak adatokat gyűjtünk, hanem tanulunk is a közönségünkről és saját működésünkről is. Ehhez azonban tudatosságra van szükség: megfelelő kérdéseket kell tudni feltenni, értelmezni kell a válaszokat és be kell építeni őket a döntéseinkbe.
Nem elég kíváncsinak lenni, tudni is kell, hogyan figyeljünk.
Ebben a folyamatban tudok én is támogatást nyújtani kulturális tanácsadóként: a kérdések közös megfogalmazásától indulva az eszközök kialakításán át egészen a kapott eredmények értelmezéséig és felhasználásáig.
💡💭 Kérdések továbbgondolásra saját programmal kapcsolatosan:
Mi történik jelenleg a begyűjtött visszajelzéseimmel?
Hogyan dolgozom fel őket, és ki lát rá az eredményekre?
Milyen döntések születtek eddig ezekre építve, és eredményeztek-e tényleges változást?
A sorozat ezzel a résszel zárul ugyan, de remélem, a közös gondolkodás itt kezdődik igazán. Ha szeretnék tudatosabban felépíteni intézményük visszajelzésgyűjtési, és -felhasználási folyamatait, keressenek bizalommal. Kapcsolat: agnes@kulturalisertekeles.hu
Borítókép: Kulturális értékelés