Kulturális intézmény munkatársaként naponta szervezünk programokat: beszélgetéseket, előadásokat, workshopokat, kiállításokat, közösségi eseményeket. Sok az elvégzendő feladat és a programok akkor is megtörténnek, ha a résztvevőktől nem gyűjtünk visszajelzéseket. Van, amikor megtelik a terem és van, amikor nem. A legegyszerűbb megoldás ilyenkor azt mondani, hogy van ilyen, majd legközelebb többen jönnek. De mi van akkor, ha legközelebb se érdekel több embert a program? Vagy amikor váratlanul betelik egy program és jó lenne még egy ismétlés, de erre egyáltalán nem vagyunk felkészülve, akkor mit teszünk? Nem lenne jobb, ha tervezhetőbbé válnának a programjaink látogatói szempontból? A tervezhetőséghez visszajelzések kellenek, ezt pedig csak a résztvevőktől vagy éppen a részt nem vevőktől kaphatjuk meg.
Gyakran rutinból hozunk döntéseket: az előző sikerekre vagy kudarcokra építve szervezzük meg a következő eseményt vagy szezont. Egy-egy sorozatot akár már az első alkalom után megszüntethetünk, mert csak néhány ember vett részt, miközben a program valójában nagy értéket képvisel, csak talán nem volt megfelelő a helyszín, az időpont, vagy a kommunikáció. Ki tudja…
Igényfelmérésként akár már a tervezéskor bevonhatjuk a közönséget a párbeszédbe, és így rengeteg hasznos információt gyűjthetünk:
- mikor érnek rá a résztvevők
- honnan tájékozódnak
- kivel töltik szívesen a szabadidejüket
- jelenleg milyen programokat látogatnak nálunk vagy máshol
- mit hiányolnak (nem feltétlen konkrét program, lehet ez egy érzés, kapcsolódási lehetőség stb.)
Egy megvalósult program kapcsán pedig az elégedettséggel kapcsolatos véleményeket tudjuk összegyűjteni. Természetesen az is opció, hogy a jelenlegi program értékelésekor néhány olyan kérdést is felteszünk, ami az igényekre vonatkozik. Az elégedettség mérésénél fontosnak tartom, hogy lehetőség szerint minél konkrétabban kérdezzünk egy-egy témához kapcsolódóan. Mindig az a fontos, hogy a kapott válaszokat hogyan tudjuk majd cselekvésre lefordítani. Gondoljuk végig, hogy a következő kérdésre kapott válaszokkal mit tudnánk kezdeni:
Összességében mennyire volt elégedett a mai programmal?
- egyáltalán nem voltam elégedett
- inkább nem voltam elégedett
- inkább elégedett voltam
- teljesen elégedett voltam
Az ilyen típusú válaszok nem visznek közelebb a résztvevő valódi tapasztalatának megértéséhez. Mert mi van akkor, ha azt halljuk, hogy inkább elégedett egy látogató? Vajon mi kellett volna ahhoz, hogy teljesen elégedett legyen? És egyáltalán, tényleg van olyan, hogy egy program résztvevője teljesen elégedett?
Ha elkezdünk szisztematikusan visszajelzéseket gyűjteni az egy idő után a tudatos döntéshozatal alapvető részévé válik. Ha az adatokat megfelelően gyűjtjük, elemezzük és felhasználjuk, akkor ez nemcsak a munkánkat segítheti, hanem a közösségek építését is támogatja.
Az, hogy megértjük a programjainkon résztvevők motivációt, igényeit, elégedettségét többféle célt is szolgálhat:
- megtarthatjuk a programjaink résztvevőit
- új látogatókat tudunk vonzani
- javítani tudjuk az intézmény és a résztvevők közötti kapcsolatot, bizalmat építünk
- közösségek építését tudjuk elindítani, támogatni
- a munkatársak számára jól használható eszközt adunk a szervezési feladatok elvégzéséhez
- a szervező munkatársak valódi visszajelzéseket kapnak munkájukról a résztvevőktől
- segít reagálni a változásokra (pl. csökkenő érdeklődés esetén)
- pályázatok, fenntartó felé érvelési anyagok készülhetnek
A felsoroltak mind azt támasztják alá, hogy miért is érdemes a programok résztvevőitől tudatosan visszajelzéseket gyűjtenünk. A sok hasznos tudás mellett azt sem szabad elfelejtenünk, hogy a kulturális területen végzett munka lényege, hogy valamit átadjunk az embereknek, ami gazdagítja, inspirálja a résztvevők napját, életét. A visszajelzések révén azt is jobban megérthetjük, hogy mi mit adunk át és hogyan, mennyire működik az, amit csinálunk.
💡💭Kérdések továbbgondolásra saját programmal kapcsolatosan:
Miért gyűjtök/nem gyűjtök visszajelzéseket a programjaimon?
Programszervezés esetén adatokra, visszajelzésekre építek és/vagy korábbi tapasztalatokra?
Mi történik a gyűjtött a visszajelzésekkel? Felhasználom ezeket?
A kulturális programok értékeléséről szóló ötrészes sorozat következő részében arról írok majd, hogy hogyan kezdjük el a visszajelzések gyűjtését. Addig is örömmel olvasom a fenti kérdésekre adott válaszokat, a témával kapcsolatos kérdéseket, visszajelzéseket. Akiknek ez a téma aktuális saját intézményükben, velük szívesen dolgozom együtt. Kapcsolat: agnes@kulturalisertekeles.hu
Borítókép: Kulturális értékelés