Az előző részben arról írtam, hogy hogyan kezdjük el tudatosan felépíteni a visszajelzések gyűjtését: célokkal, felelősséggel és rendszerben gondolkodva. (A sorozat korábbi részei itt olvashatóak: Kulturális programok értékelése). A következő kérdés szinte minden intézményben ugyanaz: Milyen eszközökkel gyűjtsünk adatokat?
Tanácsadóként gyakran találkozom azzal a helyzettel, hogy a folyamat valójában már az elején félremegy. A kiindulópont sokszor ez: „Csináljunk egy kérdőívet!” Miközben még nem tisztázott, hogy mi a célja a felmérésnek, mit szeretnénk megtudni, és hogyan fogjuk felhasználni az eredményeket. Ilyenkor nem az eszközzel van a probléma, hanem azzal, hogy hiányzik mögüle a tudatosan felépített gondolkodás.
Éppen ezért, mielőtt új eszközök tervezésébe kezdenénk érdemes megállni, és ránézni arra, ami már most is működik vagy éppen nem működik.
A meglévő eszközeink újragondolása
Sok intézmény használ valamilyen formában visszajelző eszközöket: kérdőívet, rövid értékelést egy-egy program végén. Ezek gyakran évek alatt alakultak ki, és megszokásból működnek tovább.
A kérdés az, hogy ezek az eszközök ma is a jelenlegi céljainkat szolgálják-e?
Érdemes végiggondolni, hogy milyen kérdéseket teszünk fel, és ezek valóban azt az információt adják-e, amire most szükségünk van. Ugyanilyen fontos kérdés az is, hogy történik-e bármi a válaszokkal: használjuk-e őket, beépülnek-e a döntéseinkbe, vagy csak „megvan az adat”, de nem történik vele semmi.
Fontos látni, hogy nem mindig kell mindent elölről kezdeni. Sok esetben elegendő egy-egy kérdés pontosítása, cseréje, vagy az eszköz egyszerűsítése/bővítése. Már az is sokat számít, ha a részvétel folyamata átláthatóbbá, rövidebbé, érthetőbbé válik. A cél nem az, hogy új eszközünk legyen, hanem az, hogy használhatóbb válaszokat kapjunk.
Új eszközök tervezése: nem csak a kérdőív létezik
Ha mégis új eszközt szeretnénk létrehozni, akkor érdemes visszatérni az alapokhoz: Mit szeretnénk megtudni, és miért?
A kérdéseknek és az eszközöknek mindig a céljainkból kell következniük. Az, hogy milyen formát választunk, már csak ezután jön.
Bár sokan elsőként a kérdőívre gondolnak, valójában számos más lehetőség is létezik, akár már a regisztrációnál is gyűjthetünk adatokat. Egy adott program jellegétől függően lehet, hogy egy rövid helyszíni kérdés, egy beszélgetés, egy vizuális visszajelző felület vagy akár a résztvevők megfigyelése ad relevánsabb információt. A kérdőív hasznos eszköz, de nem minden helyzetben ez a legjobb választás, és nem is olyan egyszerű jól elkészíteni, mint elsőre tűnik. A kérdések megfogalmazása, sorrendje, típusa mind befolyásolja a kapott válaszok minőségét. Erről korábban részletesebben is írtam és workshop formában is foglalkozom a témával most már intézményi megkeresések alapján.
A kivitelezés és a design szerepe
A visszajelzésgyűjtés sikeressége nem csak azon múlik, hogy mit kérdezünk, hanem azon is, hogyan. A résztvevő számára ez lehet egy kötelező adminisztrációs kör, de lehet egy rövid, természetes, akár élményszerű része a programnak. Ebben nagy szerepe van a megjelenésnek is. Az eszköz – legyen az papíralapú vagy online – akkor működik jól, ha illeszkedik az intézmény arculatához és a program hangulatához. Egy átgondolt, vizuálisan is vonzó megoldás már önmagában ösztönözheti a részvételt.
A kreatív formák – például játékos kérdésfelületek vagy egyszerű, mégis ötletes vizuális megoldások – segíthetnek abban, hogy a kitöltés ne „plusz feladatként” jelenjen meg.
Legalább ennyire fontos az is, hogy a résztvevők értsék, miért kérdezzük őket. Ha világossá tesszük, hogy a visszajelzéseik valóban számítanak, és ezek alapján alakítjuk a programokat, sokkal nagyobb eséllyel kapcsolódnak be. A visszajelzés nem csak adatgyűjtés, hanem kommunikáció is a közönséggel.
Kiket kérdezünk meg és hogyan érjük el őket?
Az egyik kulcskérdés, hogy kiket szeretnénk megszólítani. Kisebb programok esetén akár az is lehet a cél, hogy minden résztvevőt megkérdezünk, míg nagyobb eseményeknél már szervezettebb mintavételben kell gondolkodni.
Külön kihívást jelentenek azok, akik nem jöttek el a programra, pedig az ő véleményük, szokásaik ismerete is értékes lenne, ugyanakkor az elérésük jóval nehezebb. Ilyenkor kezdetben érdemes lehet együttműködésekben gondolkodni más intézményekkel vagy akár helyi szervezetekkel, önkormányzati szereplőkkel is.
A folyamat gyakorlati oldala
Az eszköz kiválasztásánál nem lehet figyelmen kívül hagyni a gyakorlati kérdéseket sem. Ki fogja rögzíteni az adatokat? Mi történik, ha papíron történik a kitöltés? Van-e kapacitás ezek feldolgozására?
Sok esetben az is segít, ha nem „magára hagyjuk” az eszközt, hanem jelenlévő munkatársakkal támogatjuk az adatfelvételt. A programszervezők, a programot vezetők vagy a helyszíni kollégák mind segíthetnek abban, hogy a résztvevők valóban megosszák a véleményüket.
És már az eszköz tervezésekor érdemes végiggondolni azt is, hogy mi történik az adatokkal a gyűjtés után. Ki fogja feldolgozni őket, mennyi idő alatt, és milyen formában válnak majd használhatóvá?
Összefoglalás
A visszajelzésgyűjtés eszközei önmagukban nem jók vagy rosszak. Az számít, hogy mennyire illeszkednek a céljainkhoz, a programjainkhoz és a működésünkhöz.
Érdemes először a meglévő eszközöket átgondolni és fejleszteni, és csak ezután újakat létrehozni. A választott módszereknek nemcsak a kérdéseinkre kell választ adniuk, hanem a gyakorlatban is működniük kell: a résztvevők számára érthetőnek, a szervezet számára kezelhetőnek kell lenniük.
A sorozat korábbi részeihez hasonlóan itt is ugyanarra a pontra jutunk: nem az eszköz a lényeg, hanem az a szándék, hogy valóban meg akarjuk érteni a közönségünket.
Tanácsadóként ebben a folyamatban az egyik legfontosabb szerepem az, hogy segítsek megállni egy pillanatra, és kívülről ránézni a teljes rendszerre. Nem csak az eszközökre, hanem arra is, hogy a célok, a kérdések, az adatgyűjtés és a felhasználás hogyan kapcsolódik össze. Sokszor már az is változást hoz, ha elkezdjük a megfelelő kérdéseket feltenni – magunknak is.
💡💭Kérdések továbbgondolásra saját programmal kapcsolatosan:
Milyen visszajelző eszközöket használok jelenleg, és ezek valóban a mostani céljaimat szolgálják?
Mennyire illeszkedik az eszközöm a programom jellegéhez és a résztvevőimhez?
Ha új eszközt terveznék, mi lenne az és miért éppen azt választanám?
A kulturális programok értékeléséről szóló ötrészes sorozat következő, egyben záró részében arról írok majd, hogy a kapott visszajelzések felhasználása hogyan történjen.
Addig is örömmel olvasom a fenti kérdésekre adott válaszokat, a témával kapcsolatos kérdéseket, visszajelzéseket. Akiknek ez a téma aktuális saját intézményükben, velük szívesen dolgozom együtt. Kapcsolat: agnes@kulturalisertekeles.hu
Borítókép: Kulturális értékelés (A fotó a Budapest Galéria – A neurodiverzitásról című kiállításán készült)